Kegiatan Public Relations (Part.3)

PENYUSUNAN JADWAL dalam kegiatan PR

Menurut Smith (2005) ada dua pertimbangan dalam menyusun jadwal kegiatan, antara lain:

ü  Waktu sesungguhnya yang dibutuhkan untuk menjalankan tugas-tugas untuk mencapai tujuan kegiatan (Menyusun target waktu yang jelas dan terstruktur sangat dibutuhkan untuk mengadakan suatu program, tujuan dan maksut ditentukannya waktu agar semua berjalan tepat waktu, selesai pada saat atau sebelum deadline, dan tidak membuang-buang waktu dalam menyelesaikannya)

ü  Berbagai pola atau jenis serta frekuensi kegiatan yang akan dilakukan (Frekuensi yang dibutuhkan untuk menjadwal wktu bertujuan untuk evaluasi sampai dimana divisi PR atau bagian yang bekerja didalmnya sudah bekerja sejauh mana. Dan frekuensi tersebut juga dijadikan acuan untuk memulai kembali mana yang harus di prioritaskan terlebih dahulu) 

Cara-cara yang dapat digunakan dalam menyusun jadwal kegiatan:

Ø  Mundur ke belakang dari tanggal kegiatan yang telah ditentukan, atau

Ø  Memetakan setiap kegiatan yang telah teridentifikasi dalam flow chart (peta aliran kegiatan). Berikut adalah contoh flow chart. 

CONTOH FORMAT FLOW CHART

No		Kegiatan		MARET
			Minggu I		Minggu II	Minggu III	Minggu IV
1		Perencanaan
2		Penulisan bahan
3		Editing
4		Draft Lengkap
5		Cetak

Kegiatan Public Relations (Part.2)

ANGGARAN dalam kegiatan PR

Menurut Cutlip, Center, dan Broom (1994) ada empat kemungkinan dalam penyusunan anggaran PR, antara lain:

1.  Anggaran dialokasikan berdasarkan jumlah keseluruhan anggaran perusahaan yang tersedia. Biasanya dalam bentuk persentase dari seluruh anggaran operasional yang dikeluarkan perusahaan

2.   Anggaran disusun berdasarkan keperluan untuk bersaing dengan perusahaan saingan. Namun model seperti ini agak jarang digunakan dalam konteks kehumasan karena kegiatan PR agak berbeda dengan kegiatan pemasaran.

3.      Anggaran disusun berdasarkan seluruh keperluan kegiatan kehumasan yang ada. Sebelum menyusun anggaran, bagian PR terlebih dahulu menganalisis dan menyusun rencana program yang akan dijalankan

4.   Anggaran disusun berdasarkan kemungkinan keuntungan yang diperoleh perusahaan/ organisasi.

Smith (2005) juga mengemukanan pendapatnya mengenai kategori anggaran PR, yaitu:

1.  PERSONALIA: yaitu pengeluaran untuk orang-orang yang terlibat dalam kegiatan kehumasan.

2.    BAHAN-BAHAN MATERI: berupa bahan atau materi yang digunakan untuk kepentingan program, seperti ATK, alat-alat produksi, dll

3.    MEDIA COSTS: pembiayaan untuk media, yaitu anggaran yang harus dikeluarkan untuk membeli ruang dan waktu. Misalnya; iklan.

4.      ALAT DAN FASILITAS:  misalnya sewa tempat, hotel, sound system,dll.

5.  ADMINISTRATIVE ITEMS: contohnya biaya fotocopy, pembuatan proposal, biaya perjalanan, komunikasi, dll.

CONTOH FORMAT ANGGARAN

NO	JENIS PENGELUARAN	HARGA SATUAN	HARGA KESELURUHAN
1	Honor Pemateri: - Ketua - Pelaksana teknis	1x 500.000 2x 250.000	500.000         500.000
2	Iklan di koran - 10mm kolom Kompas	750.000	750.000
3	Biaya perjalanan - Jakarta- Bandung	1.000.000	1.000.000